Der Klassiker am Feierabend: eine Handvoll Tankquittungen und Baumarkt-Bons in der Jackentasche, die eigentlich in die Buchhaltung müssten. Ab heute geht das so: Bon fotografieren, an deinen Assistenten schicken, fertig.
Dein Assistent reicht Belege jetzt selbst ein
Dein Assistent konnte Belege schon länger erfassen: Du schickst ihm ein Foto, er liest Händler, Datum und Betrag aus, du bestätigst kurz — und alles landet sauber in seiner Ausgaben-Übersicht, inklusive Export für den Steuerberater.
Neu ist der letzte Schritt: Die gängigen Buchhaltungsprogramme — Lexware Office, sevDesk, aber auch DATEV Unternehmen online (das nutzt deine Steuerkanzlei) — haben eine persönliche E-Mail-Adresse, an die man Belege schickt. Trag diese Adresse einmal im Kundenportal ein (Konto → Integrationen → Buchhaltung), und ab dann genügt im Chat ein Satz:
„Erfasse den Beleg und schick ihn zu meiner Buchhaltung."
Dein Assistent erfasst den Bon, archiviert das Foto und reicht es bei deinem Buchhaltungsprogramm ein — wo es die geprüfte Beleg-Erkennung deines Programms wie gewohnt verarbeitet. Du musst nichts doppelt schicken und nichts am PC nacharbeiten.
Wo finde ich meine Beleg-Adresse? Bei Lexware Office unter Belege → E-Mail-Upload, bei sevDesk in den Einstellungen zum Beleg-Upload — und für DATEV fragst du einmal kurz deine Steuerkanzlei nach der „Upload-Mail" zu Unternehmen online.
Deine Daten bleiben zu Hause: NAS-Anbindung mit Namen und Anleitung
Viele von euch haben zu Hause oder im Büro eine eigene Netzwerk-Festplatte stehen — eine Synology DiskStation, eine QNAP oder eine WD My Cloud. Genau dort, auf deiner eigenen Hardware, kann dein Assistent jetzt Dokumente ablegen und abholen: das fertige Angebot, die Rechnung, die Belege des Monats.
Das ist gelebter Datenschutz: Deine Dokumente liegen bei dir im Haus, nicht bei einem Cloud-Konzern in Übersee. Die Verbindung läuft über den offenen WebDAV-Standard, verschlüsselt, und dein Assistent bekommt nur die Ordner zu sehen, die du ihm freigibst.
Die Einrichtung dauert etwa fünf Minuten — wir haben sie Schritt für Schritt aufgeschrieben: Anleitung: Deine NAS anbinden → (Synology, QNAP und die WD-My-Cloud-Modelle mit eigenem Dashboard, z. B. EX2 Ultra. Nur die einfache „My Cloud Home" kann leider kein WebDAV — und an manchen Internet-Anschlüssen ist der Zugriff von außen technisch nicht möglich; auch das steht ehrlich in der Anleitung.)
Und wenn du WhatsApp brauchst?
Noch eine Sache, die uns oft gefragt wird: WhatsApp Business binden wir ab sofort auf Anfrage an — über die offizielle Meta-Schnittstelle, ohne Grau-Wege. Wenn deine Kunden dich hauptsächlich über WhatsApp erreichen, melde dich — wir übernehmen die komplette Einrichtung.
Wie immer gilt: Alles läuft auf europäischen Servern, deine Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert, und dein Assistent fragt nach, bevor irgendetwas dein Haus verlässt. Fragen? Frag ihn einfach selbst — oder schreib uns über die Kontakt-Seite.