Wer einen kleinen Betrieb führt, kennt den Feierabend-Stapel: Angebote schreiben, die Rechnung „mach ich am Wochenende", der Schuhkarton mit Tankquittungen fürs Finanzamt. Genau dafür hat dein AgentDirekt-Assistent jetzt ein komplettes Büro-Paket bekommen — alles im Chat, alles auf europäischen Servern.
Angebote & Rechnungen als druckfertiges PDF
Sag deinem Assistenten einfach: „Mach mir ein Angebot: 185 m² Wände spachteln je 8,50, 240 m² streichen je 6,90 …" — und du bekommst ein druckfertiges PDF im professionellen Briefformat: Anschriftfeld, Positionstabelle, Netto, Umsatzsteuer, Brutto. Die Beträge rechnet nicht die KI „nach Gefühl", sondern ein Rechenwerk, das sich nicht verrechnen kann — auf den Cent, inklusive Kleinunternehmer-Regelung nach § 19, wenn du sie brauchst.
Dabei gilt eine eiserne Regel: Dein Assistent erfindet keine Geschäftsdaten. Fehlt die Steuernummer oder die Bankverbindung, steht im Dokument ein sichtbarer Platzhalter und er fragt dich — statt etwas Plausibles hinzuschreiben. Und die Rechnungsnummer vergibt er nie selbst: Die kommt aus deiner Buchhaltung, denn sie muss fortlaufend sein.
Auch für alles andere Geschäftliche gibt es jetzt die passende Vorlage: Absagen, Auftragsbestätigungen, Zahlungserinnerungen — als sauberer Geschäftsbrief mit demselben Briefkopf.
Tipp: Einmal sagen, immer drin. Nenn deinem Assistenten einmal deine Betriebsdaten — Firmenname, Anschrift, Telefon, Steuernummer, Bankverbindung — und er merkt sie sich. Ab dann stehen sie automatisch auf jedem Angebot, jeder Rechnung, jedem Brief, ohne dass du sie wiederholen musst. (Was er sich gemerkt hat, siehst und löschst du jederzeit im Kundenportal unter „Erinnerungen".) Als Nächstes arbeiten wir daran, dass du auch dein eigenes Logo und Briefpapier hinterlegen kannst.
Direkt per E-Mail verschicken
Das fertige Angebot muss zum Kunden? „Schick es an …" — dein Assistent zeigt dir Empfänger, Betreff und Text, und nach deinem Okay ist die Mail raus, mit dem PDF im Anhang. Antworten landen automatisch in deinem Postfach. Oder du sagst einfach „schick's mir selbst" — dann liegt es sofort in deiner eigenen Mail, ganz ohne Adresse diktieren.
Belege erfassen: Foto reicht
Tankquittung, Baumarkt-Bon, Materialrechnung: abfotografieren, in den Chat schicken, fertig. Dein Assistent liest Datum, Händler, Betrag und Steuersatz, zeigt dir, was er erkannt hat, und speichert den Beleg samt Foto — sauber nach Monat und Kategorie sortiert.
Danach beantwortet er Fragen, die vorher niemand beantworten konnte: „Was habe ich im Juli für Material ausgegeben?" Und wenn der Steuerberater ruft: „Mach mir den Juli fertig" — eine ZIP-Datei mit ordentlicher Tabelle und allen Belegfotos, bereit zum Weiterleiten. Aus dem Schuhkarton wird eine Übersicht.
Deine Cloud, angebunden
Neu im Kundenportal unter Konto → Integrationen: Verbinde deine Nextcloud (oder jeden anderen WebDAV-Speicher). Dein Assistent legt Dokumente dann direkt dort ab — „Speichere die Rechnung in meiner Cloud unter Rechnungen" — und holt dir Dateien daraus in den Chat. Deine Zugangsdaten werden dabei verschlüsselt gespeichert und erreichen nie den Chat selbst.
Und der rote Faden?
Alle Teile greifen ineinander: ausmessen → kalkulieren → Angebot als PDF → per Mail zum Kunden → Auftrag im Blick behalten → Rechnung → Beleg erfassen → in der Cloud archivieren → Export für den Steuerberater. Ein Arbeitstag, ein Chat.
Wie immer gilt: Alles läuft auf Servern in Deutschland, die KI-Verarbeitung ausschließlich bei europäischen Anbietern, ohne US-Umwege. Und alles hier Beschriebene ist heute live — kein „coming soon".
Du bist Handwerker, Selbstständiger oder führst einen kleinen Betrieb und willst das ausprobieren? Leg direkt los — oder schreib uns über Kontakt, wenn du Fragen hast. Wir bauen diese Funktionen gerade gemeinsam mit echten Betrieben weiter aus; Wünsche aus der Praxis sind ausdrücklich willkommen.